フリーランス 契約書が来ない時、焦らず確認すべきこと
今日の仕事もなんとか終えて、ふとメールボックスを開くと、あの案件の契約書がまだ来ていないことに気づく。あれ、もう〇日経つはずなのに…。 フリーランスとして活動していると、こんな小さな不安が積み重なって、知らず知らずのうちに心が重くなることがありますよね。特に、契約書のような大切な書類が予定通り届かないと、漠然とした心配が頭をよぎり、他の作業にも集中しづらくなるものです。 今回は、契約書がなかなか届かない時に、私が焦らずに確認していることや、少しでも気持ちを楽にするための考え方をお話ししたいと思います。無理なく、でも確実に状況を把握するためのヒントになれば嬉しいです。
まずは落ち着いて、状況を整理する
契約書が届かないと、つい「何か手違いがあったのかも」とか「忘れられている？」なんて、悪い方向に考えてしまいがちです。私も以前はそうでした。でも、まずは深呼吸。私の場合、最初にやるのは「いつまでに届く予定だったか」をもう一度確認することです。 メールやチャットの履歴をさかのぼって、「〇日頃に送ります」といったやり取りがなかったか、確認してみるんです。意外と、自分の記憶違いだったり、相手も忙しくて少し遅れているだけだったりすることも多いんですよね。この段階で、具体的な期日がわかれば、少し気持ちが落ち着きます。
連絡する前に確認したいこと
すぐに催促の連絡を入れたくなる気持ちもわかりますが、その前にいくつか確認しておくと、相手への配慮にもなりますし、自分も落ち着いて対応できます。
契約書の送付方法を確認する
郵送なのか、メール添付なのか、それともクラウドサインのような電子契約サービスを使うのか。送付方法によって、届くまでの時間も変わってきます。特に電子契約の場合、迷惑メールフォルダに入ってしまっている可能性もゼロではありません。一度確認してみるのも良いかもしれません。
相手の状況を想像してみる
相手の会社も、担当者が忙しかったり、社内承認に時間がかかっていたりする可能性もあります。すぐに「どうなっていますか？」と連絡するよりも、少しだけ待ってみる余裕も大切かな、と私は思っています。もちろん、待つ期間は自分の中で「〇日」と決めておくと、ずるずると不安を引きずらずに済みます。
連絡する際のポイントと文面例
それでも届かない場合は、やはり連絡が必要です。でも、ここでも焦りは禁物。相手に不快感を与えず、スムーズに状況を確認するためのポイントがあります。
ポイント1: 丁寧な言葉遣いを心がける
「まだ届いていません」とストレートに伝えるのではなく、「先日ご依頼させていただいた件の契約書について、お手すきの際にご確認いただけますでしょうか」といった、相手の状況を気遣う言葉を選ぶようにしています。
ポイント2: 事実を簡潔に伝える
いつの案件で、何が届いていないのかを明確に伝えます。例えば、「〇月〇日にお話ししました〇〇プロジェクトの契約書について、まだ手元に届いていないようです」のように。
ポイント3: 相手にアクションを促す
「もし既にお送りいただいているようでしたら、大変恐縮ですが、再度ご送付いただくか、状況をお知らせいただけますと幸いです」といった形で、次にどうしてほしいかを伝えると、相手も動きやすくなります。
文面例
件名：【〇〇プロジェクト】契約書のご確認について（〇〇[自分の名前]）
〇〇様
いつもお世話になっております。〇〇です。
先日お話しいたしました〇〇プロジェクトの契約書について、お手すきの際にご確認いただけますでしょうか。
〇月〇日頃にご送付いただけると伺っておりましたが、まだ手元に届いていないようです。
もし既にお送りいただいているようでしたら、大変恐縮ですが、再度ご送付いただくか、状況をお知らせいただけますと幸いです。
お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
署名
契約書がない状態で作業を進めるべきか？
これは、フリーランスとして活動する上で、誰もが一度は悩むことかもしれません。私も何度か「少しだけなら…」と手をつけてしまい、後で後悔した経験があります。 私の場合、基本的には契約書が手元に届き、内容に合意するまでは、本格的な作業は開始しないようにしています。もちろん、簡単な打ち合わせや、情報収集といった準備段階の作業は進めることもありますが、成果物に関わるような作業は、リスクを避けるためにも、契約書を待つのが賢明だと感じています。 もし、相手から「先に進めてほしい」と依頼された場合は、「契約書の内容を確認次第、本格的に着手いたします」と、丁寧に返答するようにしています。自分の身を守るためにも、この線引きは大切です。
契約書が届かないという状況は、フリーランスにとって小さなストレスの種になりがちです。でも、焦らず、一つずつ確認していくことで、無用な不安を減らし、冷静に対処することができます。完璧な対応ができなくても、まずは落ち着いて状況を整理する。それだけでも、今日の自分を少し褒めてあげて良いのではないでしょうか。フリーランスの仕事は、自分のペースで進めることが何より大切。時には立ち止まって、深呼吸する時間も必要ですよね。
